Guida all’organizzazione dei virtual meeting
Smart working, virtual meeting, video conferencing… mai come in questo periodo storico le modalità di incontro virtuale sono diventate l’unico modo possibile di comunicazione con clienti, colleghi e team di lavoro. L’emergenza da Coronavirus ha comportato un rapido cambiamento delle regole che contraddistinguono i recenti incontri lavorativi, imponendo una rivalutazione della necessità di organizzare dei meeting in presenza. Ciò consente alle aziende un risparmio considerevole di costi, permettendo il coinvolgimento di più collaboratori dislocati sul territorio nazionale ed internazionale ed aprendo nuove modalità di comunicazione; vantaggi che devono andare di pari passo con l’utilizzo corretto della tecnologia virtuale e delle piattaforme preposte. Come per le riunioni in presenza anche i meeting virtuali, se non vengono gestiti efficacemente, corrono il rischio di diventare una perdita di tempo per il team di lavoro; la presente guida vuole essere uno strumento per rendere coinvolgente e produttivo l’incontro a distanza.
La pianificazione di un meeting virtuale di successo può essere suddivisa in 3 fasi:
1. Prima del virtual meeting
Definizione della tipologia di meeting
Il virtual meeting può essere organizzato per l’avanzamento di un progetto preesistente, come brainstorming per un nuovo progetto, per la raccolta di opinioni, come riunione di team di lavoro, per dare comunicazioni specifiche o come semplice colloquio individuale. Generalmente viene sconsigliato l’utilizzo di questa metodologia in caso di conversazioni delicate, conflitti o negoziazioni di budget; anche se in questo periodo storico potrebbe renderlo necessario, facendo diventare ancor più importante l’uso corretto della tecnologia.
Stabilire gli obiettivi
La scelta di obiettivi chiari, quantificabili e monitorabili, è la chiave per organizzare un meeting virtuale di successo. La consapevolezza del risultato che si vuole ottenere aiuta a rimanere focalizzati e a rendere più produttivo il meeting.
Scelta della piattaforma
La definizione della tipologia, può indirizzare l’eventuale scelta del tipo di piattaforma da utilizzare. Ecco una panoramica delle più utilizzate:
Skype:
disponibile su qualunque piattaforma (Android, iOS, Windows, browser Web, Alexa, Xbox…), è uno strumento gratuito in grado di gestire fino a 50 partecipanti durante la stessa chiamata, possibilità di registrazione, condivisione file e schermo. Prima del suo utilizzo è necessario creare un account.
Zoom:
disponibile su Android, iOS, browser Web. Permette la gestione di 100 partecipanti durante la stessa chiamata; il piano gratuito gestisce una durata di 40 minuti di chiamata, dopodiché è necessario ricollegarsi. Diversamente è possibile sottoscrivere un piano a pagamento che garantisce durata illimitata del meeting, e una partecipazione fino a 1000 utenti. L’applicazione offre condivisione simultanea di schermi, co-annotazioni, registrazione riunioni, pianificazione automatica delle stesse, possibilità di ulteriore suddivisione di sotto-gruppi.
Google Meet:
disponibile Android, iOS, browser Web. Collegato direttamente a G Suite, posta Gmail e Google Calendar, con chiamate illimitate e un massimo di 100 utenti. La piattaforma sta guadagnando consensi, considerando la formula gratuita del servizio (fino al 30 settembre 2020) e alcuni aggiornamenti di intelligenza artificiale, come l’eliminazione del rumore, regolazione automatica della visibilità agli altri partecipanti in caso di le condizioni di illuminazione siano scarse, layout intuitivo.
Microsoft Teams:
è una piattaforma di comunicazione progettata principalmente per lo smart working e la didattica online. Disponibile per sistemi operativi Windows, Mac OS e Linux, tramite app o via web. Possono partecipare agli incontri fino a 250 utenti, con possibilità di aprire live streaming con un pubblico fino a 10.000 spettatori. Le registrazioni degli incontri vengono salvate nel cloud in Microsoft Streams, a disposizione del team che ha preso parte alla riunione. L’iscrizione è gratuita, con possibilità di piani a pagamento a seconda delle esigenze.
Scegliere ed invitare i partecipanti
La definizione della tipologia di meeting e della sua piattaforma, comporterà la selezione dei partecipanti da coinvolgere. Molto importante è anche la modalità di invito: telefonata personale nel caso in cui si voglia dare maggior importanza alla persona coinvolta, email per inviti più formali e pianificati, messaggistica istantanea per inviti più informali o urgent. Solo successivamente viene consigliata la pianificazione e l’invito su Calendar. Ricordare anche di inviare le istruzioni tecniche per accedere correttamente alla piattaforma.
Gestione delle tempistiche
È sconsigliabile gestire virtual meeting che eccedano la durata tra i 30 e i 60 minuti. Oltre a questa tempistica, la riunione senza pausa causerebbe un calo di attenzione considerevole, con il rischio che gli utenti coinvolti svolgano altri tipi di attività in parallelo.
Definizione e distribuzione dell’agenda
L’ordine del giorno permette, oltre alla definizione dell’ordine e degli argomenti da trattare, la condivisione con il team individuato a partecipare al meeting, in modo che possa conoscere con anticipo lo scopo della riunione e farsi trovare quindi preparato. L’agenda, tramite l’utilizzo di parole strategiche, dovrebbe invogliare la partecipazione alla riunione virtuale ed essere lo strumento che possa garantire successo al meeting.
Anticipare i dubbi o i problemi tecnici
È importante chiedere un riscontro al team circa la semplicità di utilizzo della piattaforma scelta per il meeting, che anticipare eventuali dubbi sui temi da affrontare, evitando così l’insorgere di problematiche tecniche in fase di inizio o durante il meeting.
Fare dei test
Prima del collegamento è buona abitudine testare la piattaforma, la velocità della connessione, la qualità audio e video, l’illuminazione e l’inquadratura della stanza in modo da essere pronti ed organizzati al momento in cui avrà inizio l’incontro. Se si devono condividere slides o files multimediali è opportuno fare dei test, magari con utenti esterni all’azienda, per verificare leggibilità e fluidità.
Alcuni consigli:
Tutte le piattaforme prevedono la creazione di account gratuiti. Si consiglia di creatre un account gratuito per studiare e testare il programma nel caso un cliente chieda un meeting sulla sua piattaforma preferita; in questo modo non ci si farà trovare impreparati.
Se si condividono delle slides verificare che i caratteri e le immagini siano sufficientemente grandi per essere correttamente letti. Può succedere che la piattaforma, per vari motivi, tenda ad abbassare la qualità della trasmissione: queste perdite si possono compensare aumentando le dimensioni del font o ingrandendo in anticipo le immagini da proiettare.
Può succedere di dover condividere lo schermo del proprio computer. È bene chiudere in anticipo i programmi inutili e tenere aperti solo quelli necessari. Ricordare anche di disattivare notifiche e avvisi così da non far distrarre i partecipanti.
2. Durante il virtual meeting
Collegarsi in anticipo e rispettare l’orario di inizio
Nonostante possano essere stati fatti dei test in precedenza, è buona abitudine collegarsi in anticipo rispetto all’orario comunicato, in modo da farsi trovare pronti ed accogliere i primi utenti collegati. Non attendere troppo eventuali ritardatari, che possono aggiungersi a meeting già iniziato, in modo da incentivare la puntualità per incontri futuri.
Preparare l’introduzione
Aprire l’incontro con una slide, o con un discorso preparato in precedenza, o con una domanda sulle aspettative degli utenti collegati, è il modo ideale di iniziare un meeting coinvolgente, in grado di creare un clima positivo e rompere il ghiaccio.
Assegnare dei compiti
Un altro modo di rendere attiva la conversazione, è l’assegnamento di alcuni compiti ad alcune persone coinvolte nel meeting: prendere appunti, dare una tempistica agli argomenti da trattare chiedendo di essere avvisati se dovesse eccedere ecc.
Incoraggiare e stimolare la conversazione
È importante che i partecipanti siano messi a proprio agio, dando loro libertà di intervento e preparando delle domande specifiche per incentivare la partecipazione a turni. Evitare domande troppo generiche e che potrebbero aprire ampi dibattiti o risposte troppo lunghe.
Ordine degli argomenti
È utile tenere la traccia dell’agenda, cercando di rispettare l’ordine dei temi prefissati. Se alcuni argomenti necessitano di un approfondimento, è possibile rimandarli ad un meeting successivo.
Non interrompere
È buona norma permettere ad ogni persona di parlare o esprimere un parere sull’argomento da trattare, evitando di interrompere: questo comportamento può generare confusione o disincentivare l’utente a riprendere parola successivamente. Vista la difficoltà nel prendere la parola è talvolta utile interrompere e chiedere se ci sono delle domande a riguardo.
Riassumere
Dopo ogni tema trattato, è consigliabile riepilogare quanto è stato detto, in modo da assicurarsi che il team coinvolto sia sulla stessa lunghezza d’onda.
Pianificare un secondo meeting
Prima dei saluti è consigliabile fissare l’appuntamento successivo, scalettando anticipatamente gli argomenti rimandati o da approfondire.
3. Dopo il virtual meeting
Fare il punto della situazione
Al termine del meeting è importante fare il punto della situazione: con l’utilizzo di una tabella riepilogare i temi trattati, gli obiettivi ottenuti e gli eventuali argomenti da approfondire.
Inviare il recap
La condivisione del riassunto al team che ha fatto parte del meeting è uno strumento utile affinché quanto discusso venga concretizzato e per monitorare gli obiettivi prefissati. In caso siano emersi punti di disaccordo, oltre all’invio dell’email formale, è necessario contattare i diretti interessati per gestire le eventuali obiezioni. Oltre al recap potrebbe essere utile condividere eventuale nuova documentazione.
Feedback
A fronte del risultato ottenuto, è importante effettuare un’autovalutazione ed una richiesta di feedback ai partecipanti del virtual meeting, al fine di migliorare gli incontri futuri.
Monitoraggio
È consigliabile elaborare schemi di monitoraggio, che potranno essere aggiornati ad ogni incontro, fino al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Conclusioni
Riassumendo, è importante tenere in considerazione alcuni punti, per rendere i prossimi virtual meeting interessanti e coinvolgenti:
1 Prima del meeting:
definizione degli obiettivi e scelta della tipologia di meeting
definizione dell’agenda
scelta dei partecipanti e della modalità di invito
scelta della piattaforma
stabilire una durata
anticipare potenziali dubbi
strumenti utili e test
2 Durante il meeting:
collegarsi in anticipo
conoscere perfettamente la piattaforma tecnologica scelta
utilizzo di slide, immagini, condivisione di documenti
incoraggiare la conversazione
assegnare ruoli
non interrompere
sintetizzare ad ogni argomento trattato
seguire l’agenda
concludere fissando il prossimo meeting
3 Dopo il meeting:
riassumere i risultati o le decisioni prese
invio del recap ed eventuale documentazione aggiuntiva agli utenti coinvolti
chiedere feedback sulla buona riuscita del meeting
organizzazione del meeting successivo
costante monitoraggio raggiungimento obiettivi
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